§ 185 Postup při neprokázání výdajů

Komentář

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění

  • § 158 odst. 3 – prokázání ceny PHM

  • § 164 – náhrada nutných vedlejších výdajů

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen ZoÚ)

  • § 7 – poctivý obraz účetnictví

  • § 8 – správnost, úplnost a průkaznost účetnictví

  • § 24 odst. 6 – kurzy pro přepočet majetku v cizí měně

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění

  • § 24 odst. 1 – prokázané daňově uznatelné výdaje

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

Komentář

Zaměstnavatel nemá povinnost poskytnout zaměstnanci náhradu těch cestovních výdajů, které je zaměstnanec povinen prokázat a neprokáže jejich výši. Může však posoudit konkrétní situaci, podmínky pracovní cesty a další okolnosti a tyto náhrady může zaměstnanci v jím uznané výši poskytnout.

 NahoruNeprokázané výdaje

Nezbytnost prokazatelnosti cestovních náhrad je zřejmá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání stanoveného rozpočtu ve státní a příspěvkové sféře a daňových zásad. Jak vyplývá z ustanovení zákoníku práce, ve kterých jsou uvedeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, jde, s výjimkou stravného a kapesného, o náhrady prokázaných výdajů, přičemž tyto výdaje musí vždy při vyúčtování prokázat zaměstnanec, kterému vznikly. V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje k proplacení, musí být prokázány doklady. Při následné kontrole vnějšími orgány pak bude příslušné skutečnosti a poskytnuté náhrady prokazovat zaměstnavatel.

 NahoruVýjimky v prokazování

Z nezbytnosti doložit konkrétní částku dokladem jsou výjimky v případech:

• výdajů, které zaměstnanec neprokázal dokladem, ale zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 164, příp. § 185 ZP uznal, že je zaměstnanec při pracovní cestě vynaložil, a zaměstnanci náhradu za ně poskytl,

• náhrady jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnuté zaměstnanci v případech uvedených v § 159 odst. 2 ZP,

• částek cestovních náhrad, které vyplácí zaměstnavatel zaměstnanci podle § 182 ZP formou paušálních náhrad,

• náhrady výdajů za spotřebované PHM poskytnuté zaměstnanci podle § 158 ZP ve výši stanovené s použitím ceny PHM uvedené ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období,

• náhrada ve výši ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy při použití jiného dopravního prostředku v souladu s ustanovením § 157 odst. 2 ZP.

Dokladem je v těchto případech také např. rozhodnutí zaměstnavatele (odpovědné osoby) o proplacení náhrad uvedené např. na tiskopise vyúčtování cestovních náhrad, vnitřní předpis zaměstnavatele týkající se poskytování cestovních náhrad formou paušálů s výpočtem příslušných paušálních částek, výpočet náhrady výdajů za spotřebované PHM s uvedením ujetých kilometrů a kopií technického průkazu zaměstnancem použitého vozidla.

 NahoruVazba na účetnictví

Kromě toho podle zákona o účetnictví lze účtovat pouze o průkazných skutečnostech, jinak by účetnictví účetní jednotky bylo v rozporu se zákonem. Podle § 7 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz o účetní jednotce a podle § 8 ZoÚ tak, aby bylo správné, úplné, průkazné a srozumitelné. Účetnictví musí být tedy vedeno úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Příslušný doklad, o kterém je účtováno, pak musí mít náležitosti účetního dokladu (§ 11 odst. 1 ZoÚ) a jde-li o zaměstnavatele – plátce daně z přidané hodnoty, pak také náležitosti daňového dokladu (§ 28 odst. 2 ZDPH),…