dnes je 30.1.2023

Input:

Nutné vedlejší výdaje na pracovní cestě

6.10.2014, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2014.20.21.6
Nutné vedlejší výdaje na pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Podle § 164 a § 171 ZP přísluší zaměstnanci náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vznikly v přímé souvislosti s tuzemskou nebo zahraniční pracovní cestou, v prokázané výši. Jde tedy o náhradu výdajů, které zaměstnanec musel vynaložit a které také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou prokazatelně vynaložil. Aby šlo o nutný vedlejší výdaj, musí být tyto základní podmínky splněny současně. Pokud nebyly všechny splněny, nejde o nutný vedlejší výdaj. Náhrada takovéhoto prokazatelně, tj. dokladem doloženého výdaje, přísluší zaměstnanci v plné výši.

Může se stát, že zaměstnanec výši nutného vedlejšího výdaje nemůže prokázat. Pak mu podle uvedeného ustanovení přísluší náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Jde tedy o jiný postup než při neprokázání výše jízdních výdajů nebo výdajů za ubytování, kdy je výlučně na rozhodnutí zaměstnavatele, zda takové neprokázané výdaje zaměstnanci proplatí. Neprokázaný nutný vedlejší výdaj totiž zaměstnavatel zaměstnanci proplatit musí.

Povinný postup stanovený v § 164 ZP pro určení částky, kterou zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout při neprokázání výše nutného vedlejšího výdaje zaměstnancem, je těžko pochopitelný, neboť zjistit odpovědným způsobem cenu obvyklou v době a místě vynaložení nutného vedlejšího výdaje zaměstnancem, zejména při zahraniční pracovní cestě, je ve většině případů náročné či nemožné. Zákoník práce ani nestanoví, jak má zaměstnavatel cenu obvyklou zjistit. Jediným možným způsobem, jak zcela naplnit dikci § 164 ZP, by bylo vyslat jiného zaměstnance na pracovní cestu do příslušného místa za účelem zjištění této ceny. To je samozřejmě neekonomické a nesmyslné, takže prakticky nezbude než zaměstnanci věřit, že ve vyúčtování pracovní cesty uvedl správnou částku. Nicméně pochybnosti v takovém případě vždy zůstanou, a to i když zaměstnanec napíše prohlášení o ceně dokladem nedoloženého nutného vedlejšího výdaje. Takové prohlášení totiž nelze považovat za účetní doklad a každý kontrolní orgán by ho mohl napadnout. Podle důvodové zprávy k zákoníku práce však zaměstnavatel může výši ceny uvedené zaměstnancem v takovém prohlášení korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. A opět se nabízí otázka: "A co když žádné zkušenosti pro uvedenou dobu a místo nemá?". K tomu pak nezbývá než dodat, že "pochybnosti, příp. spory jsou na cestě". Jednodušší by tedy zřejmě bylo, kdyby v § 164 ZP výše uvedený postup uveden nebyl a zaměstnavatel by mohl i v tomto případě použít nenapadnutelně ustanovení § 185 ZP. To však zákoník práce v současném znění neumožňuje.

V prvé řadě je vždy nezbytné posoudit, zda příslušný zaměstnancem uplatněný výdaj je nebo není nutným vedlejším výdajem. Aby o nutný vedlejší výdaj šlo, musí být splněny všechny shora uvedené podmínky současně, tj. jde o výdaj, který zaměstnanec musel vynaložit a který skutečně vynaložil v bezprostřední souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Pokud jsou tyto podmínky splněny, mohou (ale nemusí) být nutným vedlejším výdajem např.:

  • výdaje za telefonní hovory, faxy apod. související s pracovní cestou,

  • vstupné na výstavu, do muzea apod., je-li prohlídka součástí pracovní cesty,

  • vložné (kurzovné) na školení, na které byl zaměstnanec vyslán,

  • poplatek za použití hotelového trezoru pro úschovu cenných věcí, dokladů, dokumentace apod.,

    • poplatek za úschovu zavazadel na nádraží, letišti apod.,

    • při použití soukromého vozidla použitého na pracovní cestě se souhlasem nebo na žádost zaměstnavatele, např.:

      • - poplatek za parkování vozidla,
      • - havarijní pojištění vozidla na dobu trvání pracovní cesty,
      • - připojištění sedadel v případě, že ve vozidle se zaměstnancem cestují spoluzaměstnanci,
      • - úhrada dálničního poplatku,
      • - poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí,
      • připojištění léčebných výloh zaměstnance na zahraniční pracovní cestu,

  • poplatek za nadměrnou váhu zavazadla při použití letecké dopravy,

    • poplatek za směnu poskytnuté zálohy anebo její části na měnu státu, do kterého byl zaměstnanec vyslán,

    • poplatek za výběr hotovosti z bankomatu soukromou platební kartou v zahraničí apod.

Některé praktické případy jsou uvedeny dále.

Při rozhodování o tom, zda jde o nutný vedlejší výdaj, je vždy podstatné, zda příslušný výdaj zaměstnanec skutečně vynaložil v bezprostřední souvislosti s danou pracovní cestou. Tak např. havarijní pojištění soukromého vozidla (dálniční poplatek apod.) může v některých případech být nutným vedlejším výdajem. Záleží na tom, zda (příp. jak) zaměstnavatel stanovil havarijní pojištění vozidla jako jednu z podmínek jeho použití na pracovní cestě a zda zaměstnancem sjednané a uhrazené havarijní pojištění (dálniční poplatek apod.) splňuje všechny podmínky uvedené v § 164 ZP, zejména pak bezprostřednost jeho vynaložení v souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Pokud nebylo havarijní pojištění (dálniční poplatek apod.) sjednáno a uhrazeno v přímé souvislosti s předmětnou pracovní cestou, nemůže jít o nutný vedlejší výdaj. Z toho důvodu nemůže být nutným vedlejším výdajem ani žádná poměrná část dříve uzavřeného a uhrazeného např. ročního havarijního pojistného (dálničního poplatku apod.).

Nutným vedlejším výdajem ale v zásadě nemohou být výdaje soukromého charakteru, jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru, vstupné do sauny, úhrada kadeřnických služeb apod. Při rozhodování o podobných výdajích je nutno postupovat vysoce individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti, pro kterou byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, a podmínky konání pracovní cesty. Příkladem může být např. pracovní cesta zaměstnance v trvání několika týdnů nepřetržitě na mezinárodní veletrh do zahraničí, bez možnosti cest k návštěvě rodiny, kdy v případě, že zaměstnanci nebylo poskytnuto kapesné, může být nutným

Nahrávám...
Nahrávám...